Personvernerklæring

Hva slags personopplysninger som innhentes

Årsaken til at vi bruker personopplysninger

Juridisk grunnlag for behandling

1

Opplysninger du oppgir som et ledd i registreringsprosessen og vår relasjon til deg når du søker på jobb hos oss eller ber oss levere rekrutterings- eller jobbmatchingstjenester, enten de oppgis på nettet, personlig eller per telefon, herunder: 

• Identifikatorer: Navn- og kontaktopplysninger – herunder: postadresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsdato eller lignende kontaktopplysninger.
• Utdanning, jobbhistorikk og kvalifikasjoner– herunder utdanningsbakgrunn, ansettelseshistorikk, jobbrelatert(e) ferdigheter og erfaring, godkjennelser og lisenser, medlemskap i fagorganisasjoner, jobbinteresser, preferanser, kvalifikasjoner, informasjon som oppgis av referanser, og annen informasjon som er oppgitt i CV-en.
• Økonomisk informasjon, herunder informasjon knyttet til bankkontoen din, skattestatus, sosiale ytelser eller lønnsposter.
• Karakteristikker ved beskyttet klassifisering – herunder statsborgerskap og arbeidstillatelse, samt innholdet i annen legitimasjon som gis til Kelly med tanke på søknader eller ansettelse.
• Legitimasjonsopplysninger – herunder ansettelses-ID eller personnummer og/eller nummer og innhold i førerkort, pass eller offentlig legitimasjon.
• Opplysninger i jobbrelaterte sosiale medier – herunder opplysninger som er innhentet fra, og i tilknytning til, offentlig publiserte profiler som du har opprettet på jobbrelaterte plattformer i sosiale medier og på oppslagstavler (for eksempel LinkedIn, Monster eller Indeed).
• Opplysninger om prestasjoner og ansettelse– herunder opplysninger som finnes i personalfilen din hos Kelly, medarbeidersamtaler, vurderinger og disiplinærstraff. Hvis interne ansatte vil ha nærmere informasjon om personvern for ansatte, skal de se gjennom relevante interne retningslinjer. Hvis interne ansatte vil ha nærmere informasjon om personvern for ansatte, skal de se gjennom relevante interne retningslinjer. 

Disse personopplysningene brukes til: 

• å opprette, behandle og administrere personens relasjon til oss
• å vurdere en persons skikkethet til ansettelse, og å ansette personer
• å matche kandidater med potensielle stillinger
• å tilby kandidater utplassering hos våre kunder
• å henvise en person for ansettelse hos en av våre kunder
• å levere generelle tjenester til personer i forbindelse med jobbsøk
• å oppfylle våre forpliktelser når vi opptrer som arbeidsgiver i forbindelse med en ansettelseskontrakt, og andre forpliktelser vi er pålagt i gjeldende ansettelseslover
• å håndtere ansettelsesforholdet til en person, herunder personalbehandling (for eksempel karriereutvikling, opplæring, talentadministrasjon, prestasjonsstyring, vurderinger og behandling av disiplinær- og klagesaker)
• å avdekke eller hindre feilaktig opptreden eller brudd på retningslinjene våre, herunder beskyttelse av åndsrettigheter, konfidensiell informasjon og eiendom
• å ta kontakt i en nødsituasjon
• å påse at systemene våre (og til selskapene i gruppen) primært brukes til forretningsformål, har god nok kapasitet til driftsbehovene og er beskyttet mot cybersikkerhetstrusler som skadelig programvare
• å oppfylle våre forpliktelser overfor en person, som fremgår av kontrakten mellom oss, når vi fungerer som arbeidsgiver, bemanner, rekrutterer, leier inn, outsourcer eller leverer konsulenttjenester.
• å ta kontakt med personer via post, e-post, telefon, tekstmeldinger og nettbaserte kommunikasjonsplattformer om selskapet eller ledige stillinger som matcher personens uttrykte preferanser, kvalifikasjoner og/eller profil – slik kommunikasjon kommer bare direkte fra Kelly Services (eller representanter som jobber på vegne av Kelly). Du kan når som helst velge bort å motta slik kommunikasjon – les mer under Dine rettigheter og valg nedenfor.
• formål tilknyttet potensielle og/eller faktiske rettstvister eller etterforskninger som gjelder oss eller et selskap i gruppen eller dets tjenestepersoner
• å brukertilpasse og levere innhold om våre tjenester til personer. Hvis personer for eksempel deler geolokaliseringsdata med oss, kan personen søke etter jobber eller opprette jobbvarsler innenfor dette geografiske området
• i USA, Canada og Puerto Rico, for visse stillinger, for å levere automatisert tilbakemelding om stillinger du kan muligens være kvalifisert for eller kanskje ikke oppfyller jobbkravene til, basert på år med erfaring, sertifiseringer og andre jobbkrav.

• Nødvendig for etablering eller kontraktoppfyllelse (arbeidsforhold);
• Nødvendig for å overholde juridiske forpliktelser som arbeidsgiver for å fastslå autorisasjon for ansettelse, tilveiebringe sosiale ytelser og utbetale lønn;
• Nødvendig for å utøve våre legitime interesser som arbeidsgiver for å identifisere og tilby jobbmuligheter for kandidater og ansatte, fastslå egnethet for jobbmuligheter, kommunisere med enkeltpersoner angående potensielle jobbmuligheter, etablere og opprettholde kandidat- og ansattregister, fremme et inkluderende arbeidsmiljø, administrere en persons kandidat- eller arbeidsforhold, og forebygge svindel.
• Nødvendig for å beskytte vitale interesser i nødsituasjoner.

2

Opplysninger vi mottar fra kunder og andre tredjeparter om deres ansatte og annet personell, som vi trenger for å kunne levere bemannings- og outsourcingstjenester, herunder: 

• Identifikatorer: Navn- og kontaktopplysninger – herunder: postadresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsdato eller lignende kontaktopplysninger.
• Utdanning, jobbhistorikk og kvalifikasjoner– herunder utdanningsbakgrunn, ansettelseshistorikk, jobbrelatert(e) ferdigheter og erfaring, godkjennelser og lisenser, medlemskap i fagorganisasjoner, jobbinteresser, preferanser, kvalifikasjoner, informasjon som oppgis av referanser, og annen informasjon som er oppgitt i CV-en. 
• Økonomisk informasjon, herunder informasjon knyttet til bankkontoen din, skattestatus eller lønnsposter.
• Karakteristikker ved beskyttet klassifisering – herunder statsborgerskap og arbeidstillatelse, samt innholdet i annen legitimasjon som gis til Kelly med tanke på søknader eller ansettelse.
• Legitimasjonsopplysninger – herunder ansettelses-ID eller personnummer og/eller nummer og innhold i førerkort, pass eller offentlig legitimasjon. 
• Opplysninger om prestasjoner og ansettelse– herunder opplysninger som finnes i personalfilen din hos Kelly, medarbeidersamtaler, vurderinger og disiplinærstraff.

Disse personopplysningene brukes til:

• å levere tjenester innenfor bemanning, outsourcing og bedriftsadministrasjon
• formål som gjelder personaladministrasjon og drift (for eksempel i forbindelse med fravær, lønn, ytelser, godtgjørelse, aksjestyring, jobbreiser, vedlikehold av registre over ansatte, gi tilgang til våre systemer og ressurser, styre autorisasjonskontroller, ivareta sikkerheten til systemer og ressurser, ledelsesprognoser og planlegging av endringer i gruppens struktur) 
• å håndtere ansettelses- eller outsourcingsrelasjonen, for eksempel svare på henvendelser, levere personaltjenester, behandle og administrere utbetalinger og lønn, administrere ytelser, gi rådgivning, opplæring eller disiplinærstraff, oppfylle krav i retningslinjer for helse eller sikkerhet eller interne retningslinjer, konsernledelse, karriere- og prestasjonsovervåking, og administrasjon av ansettelseskontrakter 
• å levere, forbedre eller utvikle tjenestene vi leverer til kunder, leverandører eller tjenesteleverandører, eller å utføre viktige driftsoperasjoner. Dette omfatter dataanalyse, undersøkelser og studier for å vurdere populasjonen av kandidater, ansatte og kontraktansatte med tanke på bemannings- og outsourcingstjenester. Det omfatter også å analysere trender innenfor ansettelses- og utplasseringsmuligheter, evaluere trender i arbeidsmarkedet når det gjelder etterspurte og tilgjengelig(e) ferdigheter og erfaring, undersøke, implementere og markedsføre forretningsmuligheter, analysere fordelingen av ansatte, suksesjonsplanlegging og konsernorganisering. Disse oppgavene er nødvendige for å kunne rekruttere, matche og gi utplasseringsmuligheter til personer innenfor bemannings- og outsourcingsprogrammene. 
• å avdekke eller hindre feilaktig opptreden eller brudd på retningslinjene våre, herunder beskyttelse av åndsrettigheter, konfidensiell informasjon og eiendom 
• å påse at systemene våre (og til selskapene i gruppen) primært brukes til forretningsformål, har god nok kapasitet til driftsbehovene og er beskyttet mot cybersikkerhetstrusler som skadelig programvare, og 

formål tilknyttet potensielle og/eller faktiske rettstvister eller etterforskninger som gjelder oss eller et selskap i gruppen eller dets tjenestepersoner

Nødvendig for å utøve våre legitime interesser som leverandør av bemannings-, outsourcing- og konsulenttjenester for å identifisere og tilby jobbmuligheter for kandidater og ansatte, fastslå egnethet for jobbmuligheter, kommunisere med enkeltpersoner angående potensielle jobbmuligheter, etablere og opprettholde kandidat- og ansattregister, fremme et inkluderende arbeidsmiljø, administrere en persons kandidat- eller arbeidsforhold, og forebygge svindel.

3

Sensitive personopplysninger og biometrisk informasjon: Opplysninger som innhentes om deg, som faller inn under «spesielle kategorier av personopplysninger», herunder: 

• Screeningdata – herunder rusmiddel- og alkoholtester og bakgrunnssjekker.
• Informasjon om økonomi og ytelser – herunder nasjonalt ID-nummer eller skatteidentifikasjonsnummer, personnummer, informasjon om økonomi eller bankkontoer, skatteinformasjon, kontaktinformasjon til nærmeste pårørende eller for nødsituasjoner, valg av ytelser som helseforsikring, pensjonsplanlegging og informasjon om handikap og helse, samt helseopplysninger, herunder i forbindelse med et jobbrelatert krav (f.eks. yrkesskadeerstatning).
• Informasjon om fravær – herunder sykefravær eller fravær tilknyttet familieforhold.
• Opplysninger om fysisk og psykisk helse, tilstand eller handikap.
• Ytterligere demografisk informasjon – herunder kjønn, rase, etnisk opprinnelse, handikap, krigsveteranstatus, ideologiske synspunkter eller aktiviteter eller medlemskap i fagforeninger.
• Biometriske data – herunder bruk av fingeravtrykk som identifikasjon.

Disse personopplysningene brukes som beskrevet nedenfor: 

• I enkelte jurisdiksjoner må vi behandle slike personopplysninger for å oppfylle kravene i lover, regler og forskrifter om likestilling, eller for å hjelpe Kelly Services med å sette sammen informasjon i forbindelse med selskapets metoder for, og rapportering om, likestilling. Det er frivillig å oppgi denne typen opplysninger, med mindre det kreves ved lov. Unnlatelse av å oppgi slike opplysninger vil ikke være til hinder for ansettelses- eller prosjektmuligheter.
• Screeningdata innhentes og brukes på rettslig grunnlag og bare når det er tillatt i gjeldende lov.
• Informasjon om økonomi og ytelser innhentes og brukes for å administrere utbetalinger til deg, levere ansettelsesrelaterte helse- og pensjonstjenester og andre ytelser som gjelder ditt ansettelsesforhold.
• Biometriske data innhentes og brukes for å begrense tilgangen til visse sikre steder.
• Informasjon om fravær brukes til å etterleve lover om ansettelse, sosiale ytelser, velferd eller andre lover, og til å registrere og administrere fravær i forbindelse med sykdom og svangerskap.
• Opplysninger om din fysiske eller psykiske helse brukes til å ivareta din helse og sikkerhet på arbeidsplassen, vurdere din skikkethet til å jobbe – med konfidensialiteten ivaretatt, skaffe nødvendig tilrettelegging på arbeidsplassen, overvåke og administrere sykefravær og administrere ytelser.

• Nødvendig for etablering eller kontraktoppfyllelse (arbeidsforhold);
• Nødvendig for å overholde juridiske forpliktelser som arbeidsgiver for å fastslå autorisasjon for ansettelse, tilveiebringe sosiale ytelser og utbetale lønn
• Nødvendig for å utøve våre legitime interesser som arbeidsgiver for å identifisere og tilby jobbmuligheter for kandidater og ansatte, fastslå egnethet for jobbmuligheter, kommunisere med enkeltpersoner angående potensielle jobbmuligheter, etablere og opprettholde kandidat- og ansattregister, fremme et inkluderende arbeidsmiljø, administrere en persons kandidat- eller arbeidsforhold, og forebygge svindel.

4

Identifikatorer: Opplysninger som innhentes fra personer som representerer organisasjoner, herunder:

• kontaktinformasjon til personer som jobber for våre kunder, tjenesteleverandører og leverandører
• kontaktinformasjon til personer som deltar på arrangementer, konferanser og webinarer som er sponset av oss
• andre personopplysninger om slike personer

Disse opplysningene brukes til:

• å levere tjenester innenfor bemanning, konsulentvirksomhet, outsourcing og bedriftsadministrasjon 
• å utvikle og vedlikeholde bemannings- og outsourcingsrelasjoner til kunder, leverandører og tjenesteleverandører. Vi bruker opplysningene, herunder ved levering av kommunikasjon om arrangementer og markedsføring, gjennom e-post, telefon, tekstmeldinger, direktepost og nettbaserte kommunikasjonsplattformer. Slike underretninger er alltid vedlagt anvisninger for hvordan du velger bort slik e-post eller kommunikasjon fra tjenesten, og 

å forbedre tjenestene våre, og utvikle nye tjenester på grunnlag av personenes preferanser og atferd 

• Nødvendig for kontraktoppfyllelse med organisasjonen;
• Nødvendig for å utøve våre legitime interesser som leverandør av bemannings-, outsourcing- og sourcingtjenester for å tilby tjenester til våre kunder og potensielle kunder, identifisere potensielle kunder og gjennomføre markedsføringsaktiviteter for å fremme tjenestene våre.

5

Informasjon om elektronisk nettverksaktivitet: Opplysninger som innhentes når du bruker nettstedet, herunder: 

• Data fra nettsted – Vi innhenter bruker-ID, påloggingsinformasjon, passord og/eller PIN-kode.
• Stedsdata – Vi innhenter data om hvor du befinner deg, blant annet GPSS-data (Global Navigation Satellite System) (f.eks. GPS), data som identifiserer nærliggende mobilmaster, og WiFi-tilkoblingspunkter.
• IT-bruksdata – Vi innhenter informasjon om din bruk av IT-utstyret vårt, herunder overvåking av overholdelse av foreliggende retningslinjer.
• Informasjonskapsler og lignende data – Vi bruker, som beskrevet nærmere i retningslinjene for informasjonskapsler, informasjonskapsler, sporingsbilder og lignende teknologi til å gjenkjenne og brukertilpasse din nettopplevelse hos Kelly. 

Disse opplysningene brukes til:

• å identifisere problemer med nettstedet eller programmet og brukerens opplevelse av nettstedet eller programmet
• håndtere og administrere IT-systemer og -enheter, og
• overvåke måten nettstedet brukes på (herunder steder det brukes fra, enheter som brukes til å få tilgang, forstå når trafikken er størst, og analysere hvilken funksjonalitet og informasjon som brukes mest og minst) 
• Overvåke trusler mot IT-systemet vårt, identifisere og utbedre tekniske problemer, og identifisere og håndtere cybersikkerhetsrisikoer.

Ved enkelte av funksjonene på nettstedet kan du bruke tredjeparts autentiseringsverktøy, for eksempel Facebook, Twitter og Google, til å fylle ut en del felt, i stedet for å skrive inn personopplysninger selv. Når du autentiserer deg gjennom et sosialt medium, gir du oss tillatelse til å motta personopplysninger og annen informasjon om deg som er tilgjengelig gjennom disse verktøyene. Disse opplysningene kan innlemmes i profilen din. Hvis du velger å bruke et slikt verktøy, bør du også lese verktøyleverandørens retningslinjer for personvern og andre bestemmelser og vilkår.

Alle våre IT-systemer er reviderbare og kan overvåkes, selv om vi ikke gjør dette rutinemessig. Vi bestreber oss på å respektere individuelle brukeres rimelige forventninger til personvern angående bruken av våre IT-systemer og utstyr.

• Nødvendig for kontraktoppfyllelse;
• Nødvendig for å overholde en juridisk forpliktelse;
• Nødvendig for å utøve våre legitime interesser for å sikre trygge og sikre våre IT-systemer, samt for å ta beslutninger om å beskytte våre systemer og data;

6

Opplysninger når du kommuniserer med oss ved personlig oppmøte, gjennom nettstedet eller e-post, per telefon, gjennom sosiale medier eller andre medier, herunder:

• kontaktinformasjon (som kan omfatte e-postadresse eller informasjon om kontoer på sosiale medier, avhengig av hvordan du velger å kommunisere med oss)
• nærmere informasjon om din kommunikasjon med oss (herunder når du sendte den, når vi mottok den og hvor du sendte den fra (for eksempel nettsted, post, telefon, e-post eller sosiale medier))
• detaljer i våre meldinger til deg (herunder informasjon du kanskje poster på våre plattformer i sosiale medier)

Disse opplysningene brukes til:

• å svare på spørsmål eller henvendelser
• å overvåke kommunikasjon av hensyn til kvalitet og opplæring
• å utvikle nye tjenester basert på informasjonen du oppgir
• å forbedre tjenestene våre basert på informasjon og tilbakemelding fra deg og andre 
• å brukertilpasse tjenestene vi leverer til deg, basert på informasjon og tilbakemelding fra deg
• å oppgi nødvendig informasjon som svar på henvendelser vi er rettslig pålagt å svare på, til politi- eller reguleringsmyndighet, -etat eller -organ, eller som forsvar mot rettslige krav

Vi kan bruke personopplysninger til å gi deg tillatelse til å delta i livestreaming fra sosiale medier. Hvis du velger å delta, kan ditt offentlige brukernavn vises på nettstedene sammen med postingen din, herunder, men ikke begrenset til, kommentarer, bilder og video. Vi kan gi deg tilgang til funksjonalitet fra tredjeparter, slik at du kan poste innhold på sosiale medier. All informasjon du oppgir gjennom denne funksjonaliteten, reguleres av den aktuelle tredjepartens retningslinjer for personvern, ikke av denne personvernerklæringen.

• Nødvendig for kontraktoppfyllelse;
• Nødvendig for å overholde en juridisk forpliktelse (ansettelseslover);
• Nødvendig for å utøve våre legitime interesser som arbeidsgiver for å samhandle med deg;

7

Screeninginformasjon: Opplysninger som vi innhenter fra tredjeparts samarbeidspartnere, kunder og andre av Kellys selskaper, som omfatter:

• kredittopplysningsbyråer
• firmaer som utfører bakgrunnssjekker
• firmaer som bekrefter identiteter
• andre entiteter i gruppen vår

Disse opplysningene brukes til:

• å påse at personen er ekte og verifisere informasjonen, for å beskytte mot bedrageri og annen kriminell aktivitet
• å levere, håndtere og administrere tjenester til personer og kunder
• å håndtere og administrere IT-systemer
• å brukertilpasse tjenesten vi leverer til deg, ved å ta hensyn til atferd og preferanser
• å utføre statistisk analyse og undersøkelser om personene som bruker tjenestene, slik at vi kan utvikle en bedre forståelse av brukerne og utvikle og forbedre tjenestene, slik at vi kan oppfylle og imøtekomme brukernes og kundenes behov og preferanser, og
• å slå sammen denne informasjonen med andre typer informasjon som er nevnt ovenfor, for å skape en helhetlig profil av kundene, for på denne måten å gjøre tjenestene mer personlige og skreddersydde til den enkelte kundes preferanser og vaner

• Nødvendig for etablering eller kontraktoppfyllelse (arbeidsforhold);
• Nødvendig for å overholde juridiske forpliktelser som arbeidsgiver;
• Nødvendig for å utøve våre legitime interesser som arbeidsgiver for å fastslå egnethet for ansettelse, forebygge svindel og administrere sikker tilgang til våre IT-systemer.

8

Opplysninger som av og til innhentes fra andre kilder eller offentlige kilder, herunder:

• informasjon som er tilgjengelig i media
• informasjon som presenteres i våre sosiale medier eller bredere plattformer for sosiale medier, herunder Facebook, Twitter og LinkedIn
• informasjon som innhentes av sikkerhetssystemer

Disse opplysningene brukes til:

• å opprettholde markedsbevissthet
• å bygge opp og opprettholde merkevarebygging og nærvær i sosiale medier
• å sikre våre lokaler

Nødvendig for å utøve våre legitime interesser som arbeidsgiver for å fremme våre forretningsmål, fremme merkevaren vår og ivareta sikkerheten og velferden til våre ansatte.

9

Informasjon vi samler inn fra offentlig tilgjengelige sosiale medieprofiler og ansettelsesrelaterte nettsteder, herunder:

• Navn, utdanning, stillingstittel, ansettelsesinformasjon
• Slutninger: Inkludert slutninger hentet fra annen personlig informasjon som arbeidsrelatert kompetanse eller erfaring.

Disse opplysningene brukes til:

• å vurdere en persons skikkethet til ansettelse, og å ansette personer
• å matche kandidater med potensielle stillinger
• å tilby kandidater utplassering hos våre kunder
• å henvise en person for ansettelse hos en av våre kunder
• å ta kontakt med personer via post, e-post, telefon, tekstmeldinger og nettbaserte kommunikasjonsplattformer om selskapet eller ledige stillinger som matcher personens uttrykte preferanser, kvalifikasjoner og/eller profil – slik kommunikasjon kommer bare direkte fra Kelly Services (eller representanter som jobber på vegne av Kelly). Du kan når som helst velge bort å motta slik kommunikasjon – les mer under Dine rettigheter og valg nedenfor

• Nødvendig for etablering eller kontraktoppfyllelse (arbeidsforhold);
• Nødvendig for å overholde juridiske forpliktelser som arbeidsgiver;
• Nødvendig for å utøve våre legitime interesser som arbeidsgiver for å identifisere og tilby jobbmuligheter for kandidater og ansatte, fastslå egnethet for jobbmuligheter og kommunisere med enkeltpersoner angående potensielle jobbmuligheter.